概要

岡山テレワーク導入支援センターを運営する株式会社WORK SMILE LABOのテレワーク実践事例です。

お客様情報

テレワーク導入のきっかけ

以前のWORK SMILE LABOには、育児などの仕方がない理由による欠勤が頻繁に続き、申し訳ない気持ちで辞めていく方が何人もいました。出産を終えて職場に復帰しようにも、以前と同じ働き方では続けられないと思い、辞める方もいました。そこで、ライフステージの変化による離職を防ぐためにテレワークの導入に着手しました。当時は2016年。まだ中小企業のテレワークの実践事例は全国を探しても無い時期でした。手探りをしながらのテレワーク導入でした。

テレワーク導入の過程での気づき

テレワークは、仕事を単に社外に持ち出して行うことではありません。『いかに職場と同じ環境を会社外で整えられるか』を重要だと考え、在宅でも職場にいるように働くことができる環境を目指しました。失敗と改善を繰り返し、テレワークを成功させるためには次の4つが重要だと気付きました。

①コミュニケーション
同じ空間にいなくても、コミュニケーションを取ることができるようにビジネスチャットやWeb会議システムを導入しました。試行錯誤した結果、今では場所に関係なくコミュニケーションを取ることができています。

②労務管理
在宅であっても出退勤時間の管理をするためにクラウド勤怠管理システムを導入しました。また、パソコンでの作業内容を見える化するシステムを導入しました。

③クラウド化
紙書類を電子化してクラウドストレージに保管をしました。自宅からでもクラウドストレージ内のデータを閲覧することができるので、わざわざ書類を持ち帰らなくても業務をすることができています。また、社内システムは徐々にクラウド化を進め、自宅でもシステムにアクセスして仕事ができるよになっています。

④情報セキュリティ
テレワークを行う際には、自宅から社内システムへアクセスすることがあります。情報漏洩やサイバー攻撃の被害にあわないように情報セキュリティを整備しました。

テレワーク導入後の社員の声

【事務部門　女性】
体調がすぐれないときや、通勤が困難なときも、自宅で仕事をすることができるので、休みを取ることなく働けてとてもありがたいです。また、テレワーク勤務日は通勤時間がないので、子供と過ごす時間が増えます。プライベートも充実してとても感謝しています。

【事務部門　女性】
以前はテレワークを利用せず毎日オフィスで勤務していました。しかし、急遽母が入院することになりました。母は自力で病院に行くことができなかったので、私が付き添いをする必要がありました。そんな中、会社への移動時間なく働くことができるテレワークがあったので、休みの取得を最小限にすることができました。テレワークがなかったら何日もお休みをもらっていたと思います。この環境に感謝です。

【営業部門　男性】
営業はお客様に急なお見積り依頼を頂くことがあります。今まではすぐに会社に戻って見積書を作成していました。テレワークができるということはどこでも働ける環境だということです。今では、お客様から急な見積り依頼をもらったら、すぐに営業車の中で資料作成をしています。わざわざオフィスに戻る必要が無くなったので効率が上がりました。

テレワークで得られたメリット

①生産性向上
テレワークに取り組んだことで、前年と比べ、残業時間41.3％減、売上13.6％UP、人時生産性7.6％UPという結果を得ることができました。
内勤部門では、テレワークを取りいれるために在宅勤務者とオフィス勤務者で業務を分業することになりました。分業をしたことで生産性が高まりました。また、ICTツール導入が業務効率向上に繋がりました。営業部門ではテレワークを取り入れたことでアポイントの間の隙間時間を事務処理に活用することができ、事務所に帰ってからの事務処理量が減り、残業時間削減に繋がりました。

②ライフステージに合わせた柔軟な働き方が出来る
テレワークを取り入れたことで柔軟な働き方ができるようになりました。育児や親の介護、出産のタイミングに在宅勤務を取り入れることで、働き続けることができるようになりました。今まではライフステージの変化が理由で離職をする社員がいましたが、今はそういった理由での離職を防ぐことができています。

③採用力向上
中途採用の求人広告に「在宅ワーク可」と記載したことで応募が3倍になりました。また、新卒採用でもテレワークができることが学生から指示されました。結果、岡山県の就職人気企業ランキングにおいて4位（2020年）にランクインすることができました。

④社員満足の向上
子育て中の女性社員のテレワークがあることによるワークライフバランスの満足度は100％でした。（社内アンケートの結果）その他の項目でもテレワーク導入による効果で満足度が高まっています。

⑤災害時や感染症蔓延時の対応
台風や洪水などの自然災害、感染症蔓延などが発生した場合は、オフィス勤務から在宅勤務に切り替えています。緊急事態が発生した際もテレワークで柔軟に対応できるようになりました。